Déclaration de protection des données

Art. 1. Généralités

La présente déclaration expose la manière dont Roger Saam Sàrl traite les données personnelles, c’est-à-dire les informations se rapportant à une personne identifiée ou identifiable ainsi que des installations travaillées.

Art. 2. Qui sommes-nous et que faisons-nous ?

L’entreprise Roger Saam Sàrl a pour but le dépannage et l’entretien d’appareils de chauffage. L’activité s’étant principalement sur des chaudières et brûleurs à gaz ou mazout, toutefois, les pompes à chaleurs ainsi que quelques installations bois (buches et/ou pellets), voir en petit peu du chauffage à distance et du solaire thermique.

L’activité peut aussi toucher au bâtiment sous gestion technique ainsi qu’à de la domotique.

Art. 3. Pourquoi cette déclaration

Dans le cadre de ses activités, l’entreprise est amenée à traiter des données personnelles d’ordre général.

Le traitement de ces données est régi par la loi fédérale sur la protection des données (LPD) du 25 septembre 2020 entrée en vigueur le 1er septembre 2023 (Recueil Systématique 235.1). Cette loi est disponible sur le site internet de la Confédération suisse à l’adresse suivante pour sa version française : https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2022/491/fr.

Conformément à la LPD, la présente déclaration a pour objet d’informer les personnes physiques entrées en contact avec l’association, et ce, quel qu’en soit le moyen, quant aux données récoltées et traitées par l’association à leur sujet.

La présente déclaration expose les cas dans lesquels l’entreprise est susceptible de collecter des données personnelles et précise les points suivants:

• La nature des données personnelles collectées et traitées par l’entreprise;
• L’utilisation de ces données;
• La durée de conservation des données collectées;
• Les personnes ayant accès à ces données;
• Les droits des personnes concernant leurs données personnelles;
• La personne à contacter au sein de l’entreprise en cas de questions.

L’entreprise n’étant active qu’en Suisse et ne travaillant pas avec des entités européennes, seule la loi susmentionnée s’applique.

Art. 4. Qui est concerné par la collecte des données ?

Toute personne physique ou morale en relation avec l’entreprise est concernée par la collecte de données personnelles, telle que :

• Les clients, propriétaires ou contacts de facturation ;
• Les personnes de contact avec l’installation tel que concierge, responsable, ramoneur, etc…

Art. 5. Descriptif des types de relation et types de données y relatives

a. Facturation, propriétaire et facturation

Ce sont des contacts légaux pour permettre les relations avec l’Etat ou la facturation :

• adresse légale complète,
• téléphone fixe et portable,
• adresse e-mail,
• relation eBill pour l’émission de facture,
• historique de facturation avec date de paiement,
• copie de contrat de maintenance,
• divers courriers au besoin.

b. Contacts

Ce sont des contacts en relation avec l’installation tel que ramoneur, électricien, installateur, locataire, gérant, concierge, etc… :

• téléphone fixe et portable,
• adresse e-mail.

c. Installation

Par installation, on entend objet travaillé et son environnement. Ceci comprend le local de chaufferie ainsi que les alentours directs d’une éventuel unité extérieur de pompe à chaleur, une cheminée ou une entrée d’air. Pour tout cela, nous somme mené à enregistrer certaine données :

• marque et modèle des objets,
• numéros de série,
• numéro SENE ou ECAP,
• date de mise en service,
• adresse de contrôle à distance,
• rapports d’intervention,
• photos des objets (sans personne physique),
• éventuellement des vidéos explicatives (avec voix du monteur),
• divers documentations (PDF),
• historique d’intervention.

d. Système de ticket

Le système permet d’assurer un suivi des questions ou problèmes avec un sujet donné tel question administrative, problème technique, etc…. Pour ce faire et assurer le suivi, nous pouvons être mené à récolter des données, mais souvent lié aux point a, b et c ci-dessus :

• noms,
• téléphone portable, voir fixe,
• adresse e-mail,
• photos (objet),
• vidéos (objet) pouvant contenir des voix explicatives,
• documents PDF tel que nomenclature, facture, courrier, etc….

e. Collaborateurs

Ce sont nos employés, les informations obligatoires pour établir les salaires ainsi que décompter les charges sociales :

• coordonnées de contacts ; noms, sexe, adresse légale, téléphones et adresse e-mail,
• date de naissance
• état civil
• numéro AVS
• nationalité
• coordonnées du conjoint ; noms, date de naissance, n° AVS, adresse légale
• coordonnées financières ; IBAN, nom de la banque, BIC, titulaire (nom et adresse)

f. Fournisseurs

Toutes personnes physique ou morale qui nous fournis des prestations ou des biens. Ces informations sont obligatoires pour la comptabilité et les impôts :

• noms (firme, nom, prénom),
• adresse légale,
• téléphones
• adresse e-mail
• numéro de TVA / IDE
• éventuellement des contacts (nom, téléphone et/ou email),
• coordonnées de paiement (adresse de la banque, IBAN, numéro de référence),
• états financiers de nos factures,
• divers courriers au besoin.